公正証書による契約書作成方法              つげ行政書士事務所

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つげ行政書士事務所TOP契約書作成サポート基礎知識編>公正証書による契約書作成方法

公正証書とは、公証人という公の立場の者が、その権限に基づき、厳格な手続を踏んで作成した文書のことですが、次のような特徴があります。

 

公正証書の特徴

 長 所

 ・私人間で作成される契約書などと異なり、これらを公証証書にすると、これに記載された内容、
  成立などが公に証明され、真正に成立した公文書との推定を受けます。つまり、裁判時に証拠と
  して提出された公正証書は、裁判官が直ちにこれを証拠として採用できるということです

 ・公証人は、法令に違反したり、無効な法律行為や無能力者による公正証書の作成はできないこと
  又、契約当事者の本人確認も厳格に行われるため、結果として内容的に安全な契約ができます。
  加えて、公正証書の原本は、公証役場で厳重に保管されるため、証書の紛失、
盗難、偽造、変
  更を避けることができます。

・契約書がどんなに完璧に作成されていても、相手が契約に違反したときは、その契約書を証拠と
  して訴訟を起こし、勝訴判決を得たうえでなければ、相手方の財産を差し押さえたり、競売した
  りすることはできません。しかし、「金銭の一定の額の支払い又はその他の代替物若しくは有価
  証券の一定の数量の給付を目的とする請求で、債務者が直ちに強制執行に服する旨の陳述が記載
  された」公正証書は、裁判所の判決と同じく執行力をもち、裁判手続を経ることなく相手方の財
  産を差し押さえることができます。

 短 所

 ・平日に、公証役場へ出かけなければならない。(ただし、代理嘱託も可能)

 ・公証人手数料がかかる。(リンク集から日本公証人連合会のページをご覧ください。)

 ・契約書に、法律で定められた金額の印紙を貼付しなければならない。

 (私製証書の場合、貼付しない場合も多いように感じます。)

 

 つまり、公正証書による契約書は、上記のとおり、一定の要件を満たした場合は、裁判手続を経ることなく債務名義(確定した勝訴判決)を得ることができるということが最大のメリットであるといえます。

 

確定日付について

 文書には、契約書等その内容により作成の日が重要な意味を持つものがあり、作成された日の認定により利害関係人の権利関係に重大な影響を及ぼすことがあります。
 よって、特定の証書には、特定の日に、当該証書が存在していたことを確定し、第三者に対しても、当該証書の存在していたことを確定し、第三者に対して、当該証書につきこれと異なる主張を許さないものとしています。 
 このように、証書作成につき第三者に対しても、完全な証拠力があると法律上認められる日付を確定日付といい、その日付のある証書を確定日付のある証書といいます。 

1.確定日付のある証書の効力

   上記のとおり、証書は確定日付のあることによって、証書作成の日につき完全な証拠力を有し
   証書作成の日に、この証書が存在したことが証明されます。ただし、この確定日付は、当該証
   書の成立の真正を保証するものではなく、また、証書の記載内容の事実の存否等が証明される
   わけではありません。

 2.確定日付ある証書の種類

   証書は次の場合に確定日付ある証書となります。

  1)公正証書(官公吏がその権限内で作成する一切の文書)
   2)登記所または公証役場において私署証書に日印ある印章を押捺したとき。

  3)私署証書の署名者中に死亡した者があるときは、その死亡日以降。

  4)確定日付ある証書中に私署証書が引用されている場合は、その証書の日付をもって引用され
    た私署証書の確定日付とされる。

  5)官公庁において私署証書に或る事項を記入し、これに日付を記載したとき。

*公証役場で、確定日付を付することができるのは私署証書に限られます。また、その内容は契約書
 などだけではなく、会社や法人の議事録などでも差し支えありません。

  しかし、内容未完成な証書については、確定日付を付与してもらうことができませんので、注意
 が必要です。

*確定日付でご不明な点は、こちらのフォームからお気軽にお問合せください。

 

公正証書の作成の手順

 1.受 付

   嘱託人双方(代理人による場合は代理人)が本人確認の必要書類を持参して、公証役場に出頭
   して受付を受けましょう。ただし、いきなり出頭しても公証人不在の場合もありますので、あ
   らかじめ、電話で日時の予約をしておく方が良いでしょう。

 2.当事者の身分確認書類の調査

   出頭時に持参した、当事者の本人確認書類を公証人に提示して嘱託人の身分を確認されます。
   当事者の本人確認書類は、個人の場合は実印と印鑑(登録)証明書、または、運転免許証、法
   人の場合は、会社実印と印鑑証明書、会社登記簿謄本が一般的です。受付の予約をされるとき
   に併せて確認されると良いでしょう。

 3.契約内容の聴取

   公証人は、嘱託人から、公正証書の内容となる売買、賃貸借、消費貸借などの法律行為の具体
   的な内容を聴取します。ここで、その法律行為が有効かどうか、当事者にその法律行為をする
   能力があるかどうかのチェックが入ります。よって、内容的に安全な契約ができるわけです。

 4.公正証書の作成と公証人による証書の読み聞かせまたは閲覧

   契約内容を聴取した公証人は、公正証書を作成し、それに基づき原本、正本、謄本の3通を作
   成します。この公正証書の内容を確認するための手続として公証人は嘱託人またはその代理人
   に閲覧させるか、その内容を読み聞かせることになります。ただし、遺言の場合は閲覧だけで
   は足りず、読み聞かせなければならないことになっています。

 5.公証人と列席者の署名捺印

   上記の公正証書の読み聞かせまたは閲覧が終了し、公正証書の内容を確認後、列席者が原本に
   署名捺印し、公証人も同様に署名捺印します。この場合の、列席者とは、出頭している嘱託人
   その代理人等のことです。

 6.公正証書原本の保存と正本・謄本の交付
    5で署名捺印した公正証書の原本は、紛失と偽造を防止するために公証役場に付属書類と一
   緒に保存されます。公正証書の保存期間は原則20年で、確定期限のあるものについては、期
   間の満了から10年、土地賃貸借や遺言等の20年以上長期にわたって保存を要する公正証書
   は、公証人の指示で長期間保存されます。

    また、公正証書の正本は権利者に交付され、謄本は義務者に交付されます。よって、債務弁
   済契約の場合には、債権者に正本、債務者に謄本が交付されます。一方、売買や、賃貸借など
   双務契約の場合は、双方ともに権利者になりますので双方に正本が交付されます。

 

*上記3と4については、FAXを利用して、証書の内容を検討・確認しておくと、何度も公証役場に足を運ぶ手間が省けます。

*代理人による公正証書嘱託の場合は、原則として、公正証書作成後3日以内に、委任者に公正証書作成の確認の文書が通知されます。代理人は、予め、委任者に説明しておくと良いでしょう。

 

  つげ行政書士事務所では、契約書を公正証書にされる場合、公正証書作成に必要な公証人との打合せを、お客様の代わりに代行いたします。また、ご要望によっては、代理人としてお客様に代わって、公正証書作成の関与も可能です。こちらのフォームからお気軽にお問い合わせください。(初回無料)

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